Organiser un événement
Vous souhaitez connaître les ficelles pour bien gérer un événement. Je vous propose de suivre ce cahier des charges qui vous permettra d'y voir plus clair.
Budget
Vous devez déterminer vos besoins (matériels et humains) ainsi vous pourrez estimer le budget dont vous aurez besoin. En menant cette action, vous allez établir les différentes phases de l'événement et ainsi lister les différents besoins.
Demandez des devis, ils vous permettront de réaliser un tableau comparatif mais aussi de vous approcher de la réalité.
Pensez aux partenariats ou au sponsoring si l'événement s'y prête.
Rétroplanning
Le rétroplanning permet de lister les différentes étapes de votre projet.
Invités
Date précise et heure.
Estimation du nombre d'invités (préparer un listing.
Réaliser le fichier pour le suivi des invités + carton d'invitation.
Contenu
Quel thème ? Quel axe développer ?
Nom de l'événement (à répercuter sur l'ensemble de vos supports).
Les intervenants internes et externes.
Logistique
Lieu (à trouver dès le départ de la conception) : sa capacité, sécurité, convention, technique mise à disposition...
Exposition
Restauration (traiteur en local de préférence. Celui-ci a une meilleure connaissance du terrain).
Hébergement
Parking (important notamment quand il s'agit d'un événement accueillant un grand nombre de participants).
Transport
Signalétique (elle est très importante dans la mesure où chacun doit se répérer facilement).
Décoration (selon le type de convention).
Vestiaire
Badges (ils permettent de bien gérer les participants mais aussi de connaître qui est réellement venu).
Mobilier
Remise de documents (chemises, stylos, questionnaire de satisfaction).
Conducteur : il est nécessaire de réaliser un conducteur technique de l'ensemble des interventions. Il vous permettra de calibrer les interventions mais aussi de mettre en scène les interventions.
En cas d'événement avec diffusion de diaporama avec film, assurer-vous que vous avez le matériel nécessaire pour la diffusion du son ou que le lieu possède bien un jack. En effet, tous les lieux n'en possèdent pas. Alors pensez à en louer un.
Supports à réaliser
Infographie (quel logo, quel slogan, quel thème).
Diaporama
Invitation (ne pas oublier le plan et le coupon-réponse pour une meilleure gestion).
Personnel
Qui fait quoi ? Réaliser une fiche d'organisation.
Régisseur ? Si vous faites appel à un régisseur faites attention à ses honoraires, câler bien son rôle parfois on peut avoir des surprises...
Photos. Qui gère ?
Sécurité
Qui gère la facturation ?
Juridique
Si vous incluez de la musique dans votre événement, pensez bien aux droits d'auteur, à la SACEM.
Assurance. Assurer-vous que vous avez ce qu'il faut.
Communication interne / externe
En communication interne, réalisez une note d'information ou un courrier électronique pour mobiliser le personnel.
En communication externe, si vous souhaitez médiatiser votre événement pensez à rédiger le dossier de presse et si nécessaire faites un point presse.
Achat d'espaces publicitaires en cas de gros événement.
Bilan
Il est important de remettre un questionnaire de satisfaction aux participants (si l'événement s'y prête). En effet, vous pourrez connaître le ressenti des participants, ce qui a bien fonctionné et ce qu'il faut améliorer. Laissez toujours une question ouverte en fin de questionnaire afin d'obtenir un maximum d'informations. Ce bilan vous permettra de dresser un graphique de fréquentation.
Mesure des retombées médiatiques (avec la revue de presse).
Faites aussi une réunion de débriefing. N'oubliez pas de réaliser des préconisations.
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